Для учета аттестатов ведите книгу регистрации выданных документов об образовании. Оформите отдельную книгу для каждого уровня образования. Включите в нее графы:

• номер учетной записи;
• фамилия, имя, отчество выпускника или другого лица, которому выдали документ;
• дата рождения выпускника;
• нумерация бланка аттестата или его дубликата;
• наименование учебных предметов и итоговые отметки выпускника по ним;
• дата и номер приказа о выдаче аттестата или его дубликата;
• подпись работника школы, который выдал аттестат, его дубликат;
• подпись получателя аттестата или дата и номер почтового отправления;
• дата выдачи аттестата, его дубликата.

Заполняйте книгу так, чтобы список выпускников текущего учебного года был в алфавитном порядке отдельно по каждому классу со сквозной нумерацией, а номера бланков – в возрастающем порядке. Контролируйте, чтобы классный руководитель ставил подпись после того, как заполнили раздел книги по классу. Рядом ставьте свою подпись и печать школы.

Все исправления в книге заверяйте подписью и печатью. Делайте ссылку на номер учетной записи, которую исправили.

Листы книги пронумеруйте, прошнуруйте и скрепите печатью школы. На последней странице укажите количество листов. Храните книгу как документ строгой отчетности (п. 20 Порядка, утв. приказом Минпросвещения от 05.10.2020 № 546).