Редакция от 18 дек 2018
В.И. Андреева
Чтобы систематизировать документы образовательной организации и определить сроки их хранения, составьте номенклатуру дел. Читайте, что включить в номенклатуру дел, как ее оформить, утвердить и как группировать документы в дела.
В номенклатуре дел отразите все документы школы или детского сада. Для этого изучите состав, содержание и количество документов вашей образовательной организации. Используйте устав, положения о структурных подразделениях, планы, отчеты, штатное расписание, перечни документов, номенклатуры дел за прошлые годы, описи дел постоянного и временного хранения, справочные картотеки и другие документы образовательной организации.
Начинайте работу над номенклатурой в структурных подразделениях. Издайте приказ, в котором поручите:
Если у вас небольшой документооборот, то составляйте номенклатуру дел централизованно. В этом случае поручите ответственному за делопроизводство поделить номенклатуру на разделы по направлениям деятельности образовательной организации.
Оформляйте номенклатуру дел в виде таблицы на общем бланке школы или детского сада. Обычно это единый документ для всей организации, который включает в себя номенклатуры структурных подразделений – бухгалтерии, библиотеки, столовой и пр.
В конце года поручите работнику, который ведет номенклатуру, сделать итоговую запись о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения.
Составляйте номенклатуру дел в последнем квартале текущего года. Если номенклатура дел у вас уже есть, то уточняйте ее в конце каждого года, утверждайте и вводите в действие с 1 января.
Номенклатуру дел утверждают в четыре этапа:
1. Работник, ответственный за делопроизводство, подписывает номенклатуру.
2. Руководитель архива или работник, ответственный за архив, визирует номенклатуру дел.
3. Если образовательная организация комплектует муниципальный архив, то согласовывает номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Затем – с архивным учреждением раз в пять лет (п. 4.18 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
4. Руководитель утверждает номенклатуру дел. Гриф утверждения проставляет на самом документе либо издает приказ об утверждении номенклатуры.
После утверждения номенклатуры дел подготовьте для структурных подразделений выписки из соответствующих разделов. Номенклатура действует до тех пор, пока не изменятся функции и структура образовательной организации. В этом случае разработайте и утвердите номенклатуру заново.
Номенклатура дел – документ постоянного хранения. Поэтому первый экземпляр храните у секретаря или в службе делопроизводства. Второй экземпляр используйте в качестве рабочего. Третий – передайте в архив образовательной организации как учетный документ. Каждому структурному подразделению выдайте выписку из номенклатуры, чтобы они формировали исполненные документы в отдельные дела. Четвертый экземпляр направьте на хранение в государственный (муниципальный) архив (ч. 1, 3 ст. 18 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Группируйте документы в дела в соответствии с номенклатурой. Если в образовательной организации большой объем документооборота, то дела формирует канцелярия. А если документооборот небольшой, то поручите это секретарю или делопроизводителю.
Когда группируете документы в дела, проверяйте их оформление: подписи, даты, индексы, заверительные надписи. Если есть ошибки, то отправляйте документ на доработку.
В деле группируйте документы одного календарного года: с 1 января по 31 декабря. Исключение – переходящие дела, которые не были завершены делопроизводством и переходят на следующий год. Вносите их в номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом до окончания по ним делопроизводства. Документы внутри дел располагайте в хронологическом порядке. При этом учитывайте особенности каждой категории документов.
Распорядительные документы группируйте в деле по видам и хронологии вместе с приложениями. Например, приказы по основной деятельности формируйте отдельно от приказов по личному составу. Если приказов по личному составу много, то отдельно сформируйте дело с приказами о приеме на работу, назначении, перемещении, переводе и увольнении работников и дело с приказами об отпусках, командировках и др.
Если положения и инструкции – приложения к приказу, то группируйте их вместе с приказами. Если это самостоятельные документы с грифом «Утверждаю», то группируйте в отдельные дела.
Протоколы располагайте в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного года – с 1 сентября по 31 августа.
Планы, отчеты, сметы группируйте отдельно от проектов и черновиков этих документов и храните с делами того года, на который (за который) они составлены.
Лицевые счета работников группируйте в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагайте по алфавиту.
Переписку группируйте в дела за календарный год в хронологической последовательности. Документ-ответ помещайте за документом-запросом.
Документы в личных делах работников располагайте в следующем порядке:
В личное дело не помещайте копии приказов о взысканиях, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие второстепенные документы.
Роскомнадзор расценит это как обработку избыточных персональных данных (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013, от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Проверьте паспорт, военный билет, СНИЛС, ИНН, документы об образовании и семейном положении, справку об отсутствии судимости и др. Запишите данные в личную карточку по форме № Т-2 и верните документы работнику.
Создайте постоянно действующую экспертную комиссию (ЭК), задача которой – проводить экспертизу ценности документов в делах и готовить их для передачи в архив. Чтобы определить, каким требованиям должна отвечать комиссия, ориентируйтесь на приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Пропишите ее функции и порядок работы в локальном нормативном акте, например, в положении о постоянно действующей экспертной комиссии.