Чтобы решать текущие и перспективные задачи, проводите с работниками совещания. Читайте, как сделать их результативными. Также в рекомендации – образцы графиков совещаний и интерактивная схема психотипов сотрудников.

Заранее подготовьтесь

Составьте график совещаний на месяц. Укажите сроки, темы и вопросы, которые планируете обсудить. Пропишите состав участников и планируемые результаты.

После того как утвердите график, ознакомьте с ним работников, которые будут участвовать в совещаниях. Можете привлечь их к подготовке. Например, поручить составить список вопросов для обсуждения.

Перед совещанием сформулируйте цель встречи – от этого зависит ее вид. Например, на планерке контролируют, как сотрудники выполняют намеченный план работы, при необходимости корректируют его. На оперативном совещании решают текущие вопросы, оценивают состояние дел, распределяют задачи.

Изучите все материалы по теме совещания. Составьте и разошлите участникам повестку дня. Сообщите место и время встречи. Поясните, чего ждете от каждого. Попросите подготовиться. Пометьте, какая дополнительная информация вам нужна. Учитывайте время, которое понадобится работникам на подготовку: оповещайте за три–четыре дня до совещания.

Назначьте удобное время

Желательно проводить совещания в определенный день недели, в одно и то же рабочее время. При этом учитывайте график работы участников. Например, не назначайте встречу с учителями на время, когда у них идут уроки.

Чтобы не нарушать рабочий процесс, проводите совещания с административными работниками между 10 и 12 часами дня, а с педагогами – 16 и 18 часами. Это наиболее продуктивное время, когда работники готовы к мозговому штурму.

Выберите место

Выделите для совещаний постоянное помещение. Это может быть кабинет директора или заведующего, учительская или методический кабинет. Главное, чтобы всем хватало мест. Постарайтесь, чтобы работников ничего не отвлекало: уберите телефоны, обеспечьте нормальную освещенность и вентиляцию помещения.

Оснастите кабинет настенными часами, интерактивной доской и аппаратурой: компьютером и видеопроектором. Разместите мебель так, чтобы участники совещания видели и слышали друг друга. Например, расставьте столы по кругу. Такой подход способствует лучшему восприятию и обмену информацией.

Сформируйте оптимальный состав

Приглашайте на совещание только тех работников, в чьи полномочия входят обсуждаемые вопросы. Оптимальное число участников – шесть–семь человек.

Если хотите на одном совещании обсудить несколько вопросов, меняйте состав в процессе встречи. Есть два способа ротации:

1) начните с вопросов, которые касаются всех участников, а затем постепенно отпускайте лишних;

2) меняйте состав на каждом этапе встречи.

Перед совещанием постарайтесь выявить психотипы участников. Особенно тех, кто не проявляет к нему интереса.

Пример психотипов работников, которые пассивно ведут себя на совещании

Индивидуалист
Считает важной только собственную работу, а потому не вникает в суть обсуждений и не высказывается, если речь не идет о его профессиональных задачах

Глобалист
Интересуется только серьезными вопросами и спланированными долгосрочными проектами, не любит тратить силы на обсуждение деталей

Скромник
Не высказывает свое мнение до тех пор, пока его не спросят, поскольку от природы молчалив и застенчив

Оппозиционер
Практикует пассивную агрессию, намеренно игнорирует обсуждения, показывает негативный пример другим

Незнайка
Предпочитает слушать и не вмешиваться в разговор, для аргументированного обсуждения ему не хватает знаний и опыта

Используйте знание психотипов, чтобы управлять динамикой встречи. Рассадите пассивных участников между активистами, которые вовлекут их в обсуждение; дайте конкретное задание оппозиционеру, выслушайте его в начале встречи и сразу же отпустите; поручите индивидуалисту подготовить конструктивные предложения.

При необходимости привлекайте к совещанию представителей других организаций. Например, учреждений здравоохранения или управления образования.

Соблюдайте регламент

Начинайте совещание точно в указанное время. Не ждите опоздавших, покажите значимость и серьезность мероприятия. Сначала огласите цель и тему совещания, уточните повестку дня, сообщите регламент работы. Дайте слово выступающим.

Ограничьте время выступлений. Например, отведите на каждый вопрос по 12 минут. Это научит подчиненных говорить по сути, а вы сократите продолжительность встречи. Обычно она зависит от целей и повестки собрания. Оптимальная продолжительность – 30 минут, максимальная – час. Временные рамки связаны с тем, что спустя 30–40 минут у людей ослабляется внимание. Поэтому, если у вас много вопросов, увеличьте число встреч, но сделайте их короткими.

После выступлений выслушайте точки зрения всех участников, проанализируйте их и сформулируйте итоговое решение.

Ведите протокол

Назначьте секретаря совещания. Им может быть помощник руководителя либо один из участников встречи. Поручите секретарю фиксировать ход совещания в полном или кратком протоколе. Разъясните, что обязательно указывать принятые на совещании решения, сроки исполнения и ответственных исполнителей.

Попросите секретаря ознакомить с протоколом участников совещания. Для этого надо выслать им копию документа. Исполнителям важно направить копию в течение суток, а если поручение срочное – незамедлительно.