Изменились правила проверки школ и детских садов. С 2019 года по-новому проверят, как вы работаете с персданными. В рекомендации – все изменения и памятки, которые помогут подготовиться к проверке, контролировать проведение и результаты.

Как подготовиться к проверке

Работу с персданными проверит Роскомнадзор. Заранее готовьтесь к плановой проверке и за 24 часа – к внеплановой. Контролировать частоту проверок поручите ответственному за организацию обработки персданных.

Чтобы подготовить работников к проверке, воспользуйтесь памяткой.

Памятка для руководителя о подготовке к проверке

Скачать

КОГДА ПРОВЕРЯТ ПО ПЛАНУ

Инспекторы придут в срок, который указан в плане проверок. Ознакомьтесь с ним на сайте Роскомнадзора. В декабре обычно доступен план на следующий год. Образовательную организацию включат в него, если прошло три года со дня государственной регистрации или окончания последней плановой проверки. Точные сроки проверки узнаете за три рабочих дня до начала. Проверяющие направят вам копию приказа (п. 6 и 11 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146).

Не ищите сроки проверки на сайте Генпрокуратуры. Закон о защите юрлиц не регулирует контроль за обработкой персданных (п. 20 ч. 3.1 ст. 1 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Поэтому Генпрокуратура не включает такие проверки в сводный план.

Плановую проверку проведут в выездной или документарной форме (п. 10 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). Как именно, узнаете из плана проверок или копии приказа о надзоре.

КОГДА ПРОВЕРЯТ ВНЕ ПЛАНА

Инспекторы проверят внепланово, если образовательная организация не исполнит предписание или исполнит его часть; по обращению гражданина о нарушении его прав при обработке персданных; по поручению Президента или Правительства; требованию прокурора. Также проверят, если есть решение руководителя Роскомнадзора по итогам рассмотрения докладной записки о результате контроля без взаимодействия (п. 8 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146).

Контролирующий орган уведомит о внеплановой проверке за 24 часа до ее начала. Исключение – сведения о причинении вреда жизни и здоровью граждан. По этому основанию проверят без предупреждения (п. 41 Регламента, утв. приказом Минкомсвязи от 14.11.2011 № 312).

Внеплановую проверку проведут только в выездной форме (п. 25 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). При этом ведомство имеет право запросить у образовательной организации документы, в том числе до начала выездной проверки.

КОГДА ПРОВЕДУТ КОНТРОЛЬ БЕЗ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

По заданию руководителя Роскомнадзора инспекторы проверят образовательную организацию без взаимодействия с ней. Это значит, что проверяющие не будут требовать документы и приезжать в образовательную организацию, но могут оценивать, как она исполняет требования законов. Предметом контроля станет наличие или отсутствие информации на сайте, публикации в интернете и СМИ (п. 54 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146).

Задание на контроль выдадут, если есть:

• поручение Президента, Правительства или руководителя Роскомнадзора;
• сообщение органа власти, юридических или физических лиц о нарушении прав и интересов граждан;
• публикация противоправной информации в СМИ или сети интернет.

Такие основания контроля определены пунктом 55 Порядка, утвержденного постановлением Правительства № 146.

Контроль без взаимодействия проводят систематически. Он позволяет предупредить, выявить, спрогнозировать и пресечь нарушения требований. О том, что вашу организацию проверяют, можно узнать только из документа о результатах контроля.

Чтобы пройти проверки без негативных последствий, следуйте требованиям установленного порядка и указаниям памятки.

Памятка для руководителя о проведении проверки

Скачать памятку

Как долго будут проверять

Продолжительность плановой проверки – до 20 рабочих дней, внеплановой – до 10 рабочих дней (п. 16 и 17 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). Сроки могут однократно продлить на ту же продолжительность, если:

• проверяющие получат от прокуратуры, правоохранительных органов или иных источников документы о нарушении образовательной организацией обязательных требований;
• возникнут обстоятельства непреодолимой силы, например затопление, наводнение или пожар на территории, где проходит проверка;
• школа или детский сад не представит нужные документы;
• проверяющие столкнутся с большим объемом работы.

Основания для продления установлены пунктом 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства № 146.

Инспектор уведомит о продлении проверки. Для этого руководителю вручат копию приказа. Приказ доставят любым доступным способом не позже трех дней со дня издания (п. 20 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146).

Какие документы запросят

Представьте инспектору документы, которые относятся к предмету проверки. Это могут быть:

• учредительные документы образовательной организации: устав, свидетельство о государственной регистрации, ИНН, приказ о назначении руководителя или доверенность представителя, если руководитель не будет присутствовать при проверке;
• приказ о назначении ответственного за организацию обработки персданных;
• перечень обрабатываемых персданных;
• списки работников, допущенных к обработке персданных, обязательства о неразглашении персданных и документы об обучении таких работников;
• уведомление об обработке персональных данных (если надо);
• политика обработки персональных данных;
• положение об обработке персональных данных работников и обучающихся;
• типовые формы согласий на обработку данных работников и детей, отзывов согласий;
• уведомление и согласие работников о получении персданных у третьих лиц;
• запрос информации об обработке персональных данных;
• журналы, реестры или книги учета персданных;
• документ, определяющий места хранения персданных;
• документы об ознакомлении работников с требованиями законов и локальных актов;
• документы об уничтожении либо обезличивании данных после достижения цели их обработки;
• акт, модель угроз и сертификаты на средства защиты информации (если работаете в ИСПДн).

Такой перечень установлен пунктом 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Документы представьте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя либо уполномоченного им лица. Можете направить документы электронно, если подпишете их усиленной квалифицированной подписью (п. 35 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). Подготовьте реестр копий документов, которые передаете по запросу. Попросите инспектора расписаться в нем. Это позволит отследить и подтвердить передачу документов в Роскомнадзор.

Срок направления документов зависит от формы проверки. Для документарной проверки представьте документы в срок до пяти рабочих дней после того, как получили запрос. Для выездной – в срок, который указан в запросе. Он составит не меньше двух рабочих дней со дня вручения запроса.

Правила установлены пунктами 27 и 34 Порядка, утвержденного постановлением Правительства № 146.

Какие мероприятия проведут

В ходе выездной плановой и внеплановой проверки инспектор проверит, как детский сад или школа обрабатывает персданные и выполняет требования законодательства. Для этого он вправе:

• просматривать и выбирать информацию в информационных системах персданных;
• посещать и обследовать помещения, в которых обрабатывают персданные;
• использовать собственную технику и оборудование, например диктофоны и фотоаппараты;
• опрашивать работников детского сада или школы устно и письменно;
• наблюдать, как персонал работает с персданными в бумажном и электронном виде.

Все мероприятия инспектор может проводить только в присутствии руководителя образовательной организации либо уполномоченного им лица (п. 39 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). Исключение – внеплановая выездная проверка по информации о причинении вреда жизни и здоровью граждан. Ее проведут в любом случае (п. 64 и 74.2 Регламента, утв. приказом Минкомсвязи № 312).

Если руководителя нет на месте или инспектору не дают провести мероприятия по надзору, то проверяющий составит акт о воспрепятствовании проведению выездной проверки. После этого он вправе обратиться в правоохранительные органы и прокуратуру за содействием в проведении проверки. При этом провести проверку инспектор вправе в любое время в течение трех месяцев со дня составления акта. Уведомлять руководителя об этом он не будет (п. 40 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146).

Как оформят результаты

По итогам надзора инспектор составит акт проверки. Проследите, чтобы один экземпляр акта выдали вам (п. 42 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). Если проверка выездная, попросите инспектора сделать запись в журнале учета проверок.

Потребуйте внести в акт все ваши замечания и возражения. Подписывайте его, когда инспектор выполнит ваши требования. После подписи вносить изменения в акт запрещено.

Как накажут за нарушения

Если в результате проверки инспектор выявит нарушения, то к образовательной организации могут применить меры. Какие именно, смотрите в таблице.

Какие меры применят к образовательной организации и как на них реагировать