Как формировать и хранить личное дело обучающегося

С. Сабельникова

Читайте в рекомендации, как вести личное дело, какие документы в него подшивать и сколько хранить. Дополнительно узнайте, как формировать личное дело при переводе обучающегося.

Как вести личное дело

Школы и детские сады обязаны вести личное дело на каждого ребенка (п. 20 Порядка приема в школу и п. 18 Порядка приема в детский сад). Открывайте его при зачислении и ведите до конца пребывания ребенка в образовательной организации. Утвердите локальный акт, который регулирует работу с личными делами. Например, положение о порядке ведения личных дел учащихся – в школе, положение о порядке ведения личных дел воспитанников – в детском саду.

  Положение о порядке ведения личных дел воспитанников

  Положение о порядке ведения личных дел учащихся

Назначьте ответственного за ведение и хранение личных дел. Для этого издайте приказ и ознакомьте ответственного работника с ним под подпись. Обычно оформляет и сдает в архив личные дела секретарь учебной части (раздел IV ЕКС работников образования). Можете назначить несколько ответственных. Для этого пропишите дополнительную обязанность в их должностных инструкциях (п. 3 и п. 5 раздела I ЕКС работников образования).2

Какие документы включать

Включите в личное дело:

1. Заявление о зачислении ребенка в школу или детский сад. Проверьте, указаны ли в нем обязательные сведения: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес места жительства ребенка и телефоны родителей.

2. Копию свидетельства о рождении, иной документ, который подтверждает родство или законность представления прав ребенка. Например, акт органа опеки и попечительства о назначении опекуном. Иностранные граждане предъявляют свидетельство только в том случае, когда оно предусмотрено законодательством их страны.

Внимание: запросите дополнительные документы, если фамилия родителя по паспорту не совпадает с фамилией ребенка в свидетельстве о рождении. Подтвердить родство может документ органа ЗАГС о смене фамилии или заключении брака.

3. Копию свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства или месту пребывания на закрепленной территории. Если ребенок – иностранный гражданин или у него нет гражданства, то подшейте в дело копию документа, который подтверждает право родителя пребывать в России.

4. Согласие родителей или законных представителей, рекомендации психолого-медико-педагогической комиссии на обучение по адаптированной образовательной программе – для детей с ОВЗ.

5. Согласие на обработку персональных данных родителей и ребенка.

Внимание: документы в личном деле содержат персональные данные. Соблюдайте при их обработке требования Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

6. Аттестат об основном общем образовании. Запросите его, когда ребенок поступает в 10-й класс.

7. Медицинское заключение или медицинскую карту. Требуйте документ, если ребенок впервые поступает в детский сад. При поступлении в школу медицинское заключение не нужно, но родители могут представить его по собственному желанию. Заключение составляют на бланке поликлиники либо по форме, которая утверждена региональным органом здравоохранения. Проверьте, есть ли в нем подписи врачей, заведующего поликлиникой и печать.

Документы из перечня родители приносят при поступлении ребенка в школу или детский сад. Требовать дополнительные документы запрещено. В процессе обучения дополните личное дело воспитанника договором дошкольного образования, а ученика – данными о результатах промежуточной и итоговой аттестаций.

При необходимости подшивайте документы с новыми персональными данными ребенка (например, о смене фамилии); договоры на оказание платных дополнительных образовательных услуг; документы о достижениях в учебе, спорте; сведения о ребенке и его учебной деятельности.

Внимание: родители должны представить оригиналы документов.

Если они на иностранном языке, то вместе с нотариально заверенным переводом. Сделайте копии документов и храните их до тех пор, пока ребенок числится в школе или детском саду.

Ситуация: обязательно ли брать у родителей согласие на обработку персональных данных

Да, обязательно. Персональные данные есть во всех личных делах. Возьмите согласие на обработку персональных данных родителей и ребенка. Иначе детскому саду и школе грозит штраф до 75 000 руб., а руководителю – до 20 000 руб. (п. 2 ст. 13.11 КоАП).

Как формировать личное дело при переводе обучающегося

Формируйте новое личное дело, если зачисляете ребенка в порядке перевода из другой школы или детского сада. Возьмите за основу дело, которое составила прежняя образовательная организация. Подшейте в него выписку из приказа о зачислении и согласие родителей на перевод.

Принимайте личные дела по акту приема-передачи, если прежняя организация прекратила свою деятельность, лишилась лицензии или государственной аккредитации. Акт составляет исходная школа или детский сад.

Проверьте наличие всех документов, которые должны быть в личном деле ребенка. Руководствуйтесь пунктом 9 Порядка приема в школу и пунктом 9 Порядка приема в детский сад. Если каких-то бумаг не хватает, сделайте отметку об этом в акте приема-передачи. Направьте акт с сопроводительным письмом в прежнюю образовательную организацию. Подписывайте акт только после того, как она передаст недостающие документы. Сохраните один экземпляр акта у себя.

Когда родители переводят ребенка по собственной инициативе, они самостоятельно забирают личное дело. Запросите у них заявление о зачислении в порядке перевода, личное дело и документы об успеваемости школьника (п. 9 Порядка перевода для детских садов и п. 8 Порядка перевода для школ).

Совет: если не удалось получить документы от прежней образовательной организации или родителей, то вложите в личное дело выписку из акта приема-передачи с отметкой о недостающих документах.

Если ребенок переводится из вашей школы или детского сада, то издайте приказ об отчислении и выдайте родителям личное дело по их заявлению. Издавайте приказ только тогда, когда увидите подтверждение от образовательной организации, в которую зачислят ребенка после перевода. Сделайте отметку о выдаче личного дела в алфавитной книге.

Как хранить личные дела

Храните личные дела в сейфе или запирающемся шкафу. Поместите личные дела класса или группы в одну папку и разложите в алфавитном порядке. Вложите список детей с указанием номеров личных дел.

Совет: присвойте каждому личному делу номер, который соответствует номеру в алфавитной книге записи обучающихся.

Например, К/5 означает, что ребенок записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5.

Выдавайте личные дела под подпись классным руководителям – они выставляют отметки промежуточной аттестации. Проводите ежегодную ревизию личных дел, чтобы проверить сохранность и актуальность документов. Периодичность проверки установите в локальном акте школы или детского сада.

Передавайте в архив личные дела детей, которые завершили обучение. Храните личное дело три года после отчисления обучающегося, а затем уничтожайте (п. 499 перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, утв. Главархивом СССР 15.08.1988).

Внимание: если школьник продолжает обучение после 9-го класса, то ведите его прежнее личное дело.

Если он решил получать среднее общее образование в другой школе, то передайте его дело в архив и выдайте выпускнику аттестат об основном общем образовании.